Cara scan dokumen di printer untuk mengubahnya menjadi softcopy sebenarnya tidak sulit. Bahkan cukup sederhana. Scan merupakan salah satu langkah efisien untuk mengubah salinan dokumen dalam bentuk digital. Apalagi, scan dokumen juga dapat menghemat biaya pengeluaran perusahaan.
Sebagian besar printer modern sekarang sudah menyertakan fitur scan. Dengan begitu, si pemilik tidak perlu lagi menambahkan perangkat lain untuk melakukan scan. Berikut adalah beberapa cara melakukan scan dokumen di printer.
Kegunaan Melakukan Scan Dokumen
Di manakah scan dokumen menjadi sangat diperlukan? Jawabannya adalah dalam lingkup perusahaan. Alasannya adalah setelah hasil scan disimpan di server, para karyawan tetap dapat mengakses dokumen apa pun dan kapanpun melalui komputer.
Hal tersebut dapat dilakukan tanpa perlu mencari data ke ruang arsip untuk mencari dokumen secara manual. Mencari dokumen secara manual tentu akan sangat menyita waktu selain juga melelahkan. Belum lagi jika terjadi ketidaktelitian dalam penyimpanan.
Sudah umum diketahui bahwa ruangan yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen biasanya berukuran besar. Jika dokumen disimpan secara digital, ruang penyimpanan dokumen tentu tidak diperlukan lagi. Ruang tersebut dapat dipergunakan untuk keperluan lain yang lebih bermanfaat.
Perusahaan pun tidak perlu menyisihkan anggaran untuk merawat ruang dokumen. Hal yang tidak kalah penting adalah tidak akan ada lagi kekhawatiran pada penurunan kualitas kertas dokumen yang disimpan terlalu lama.
Dua Cara Melakukan Scan Dokumen di Printer
Dalam artikel ini akan diinformasikan dua cara melakukan scan di printer. Cara pertama adalah dengan bantuan Scan Windows. Cara kedua adalah dengan menggunakan perangkat lunak printer. Berikut uraian lengkapnya:
1. Cara Scan di Printer Melalui Scan Windows
Cara scan dokumen di printer perlu dipahami jika ingin menggunakan scan dari printer atau pemindai di Windows. Dengan begitu, bagi pengguna Windows sebenarnya cukup mudah untuk melakukan scan di printer.
Di Windows memang telah tersedia sebuah fitur untuk melakukan scan. Fitur ini dinamakan Scan Windows. Untuk melakukan scan di printer menggunakan fitur ini, berikut langkah-langkahnya:
- Tekan start atau gambar berlogo Windows di keyboard.
- Ketikkan “wfs” dan akan muncul fitur dengan windows “Fax and Scan” yang harus dipilih.
- Klik “Scan Baru”.
- Apabila pencetak yang diinginkan tidak muncul di bawah pemindai, segeralah klik “Ubah”.
- Kemudian, jika printer yang digunakan tidak muncul, ubahlah dengan melakukan pilihan yang sama, yaitu “Ubah”.
- Setelah memilih printer yang akan digunakan, klik “OK”.
- Setting preferensi sesuai keinginan.
- Klik scan untuk memulai proses scanning.
- Tunggu hingga dokumen menyelesaikan proses scan.
2. Cara Scan di Printer Menggunakan Perangkat Lunak Printer
Informasi berikutnya adalah tentang cara scan dokumen di printer menggunakan perangkat lunak printer. Perangkat lunak ini biasanya berupa aplikasi bawaan printer.
Untuk proses scan menggunakan perangkat lunak printer akan dicontohkan aplikasi bawaan milik Epson. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan:
- Persiapkan dokumen yang akan di-scan.
- Letakan dokumen di wadah scanning yang berada di printer.
- Pastikan printer terhubung dengan laptop atau PC.
- Instal aplikasi bawaan yang akan memudahkan penggunaan scan.
- Jika dokumen yang hendak dijadikan softcopy berupa foto, gunakanlah mode professional agar gambar yang dihasilkan lebih cerah.
- Setelah proses scan selesai, dokumen hasil scan akan ditemukan di folder yang telah ditentukan Misalnya, di folder Picture. Hasil scan juga bisa berupa foto berbentuk PDF atau JPEG.
- Password juga bisa dipasang ketika melakukan penyesuaian scanning. Hal ini biasanya khusu dilakukan untuk dokumen yang bersifat rahasia sehingga dokumen tetap aman.
Setelah membaca cara scan dokumen di printer di era digital dalam artikel ini, semakin mudah pula untuk mengakses dokumen kapan saja melalui komputer. Tanpa harus mencarinya secara manual. Sebelum melakukan scan, pastikan printer sudah tersambung dengan laptop atau PC.
